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Mail de turma: Listas de distribuição (ou Grupos)

Publicado a 13/09/2016, 09:06 por Luis Pitta -org-   [ atualizado a 23/09/2019, 09:00 ]
Todos os anos é a mesma coisa:
Os Professores precisam de ter um e-mail de turma para enviar materiais para os seus alunos.
Pois precisam...



E o que é que fazem? 

Criam (ou pedem ao delegado para criar) um cai de correio "normal" no gmail ou no hotmail (ou noutro serviço de email qualquer) e depois partilham o login e a password com toda a turma!

Errado!
Errado! 
Errado! 
Nada mais errado!!!

Porque razão é assim tão errado?

Por todas as razões e mais algumas incluindo as seguintes.

Porque estamos a utilizar um email pessoal como uma "lista de distribuição", trazendo por inerência um conjunto diverso de problemas. 
A saber:

1. As passwords, por definição, são individuais e de carácter privado. NÃO se partilham PASSWORDS! Nunca!

2. A gestão individual das mensagens de email torna-se impossível, pois se o professor ou os alunos eliminarem uma mensagem, ninguém sabe qual foi, nem quem foi, nem onde foi! Fica perdida para sempre!

3. Se um aluno resolver enviar algum disparate através dessa conta de email NUNCA ninguém saberá quem foi.

4. Se alguém (aluno ou professor) alterar a password do email, ninguém saberá quem foi, mais grave ainda, ninguém conseguirá VOLTAR a entrar nessa caixa do correio! Acabou-se para sempre!

5. Ao se eliminarem mensagens de email não existe nenhum outro local central onde possa haver uma copia da referida mensagem!



Qual será, então, a solução "correta"?

Pois a resposta está logo no titulo da publicação - devemos criar uma "Lista de distribuição" ou "Grupo". 

Características chave dos Grupos:
  • Nos Grupos (ou listas de distribuição) temos um email distinto e unico que identifica esse grupo.
  • É muito fácil inserir ou eliminar membros ao grupo. 
  • Há sempre uma copia das mensagens enviadas, armazenadas no serviço central que pode ser consultado em qualquer momento (não sendo possível eliminá-lo).
  • Cada aluno podem interagir (via mensagem) com a restante turma (é opcional e configurável) criando o conceito de fórum.
  • A gestão de anexos é automática, permitindo enviar anexos bem maiores do que aqueles que conseguimos enviar através de nossa caixa de correio convencional.
  • Mesmo que o aluno apague uma mensagem da sua caixa de correio, haverá SEMPRE uma copia central no Grupo.

Os principais serviços para criar e gerir Grupos são os seguintes:

Google: www.GoogleGroups.com (utilize o seu login do Gmail pessoal gratuito). É gratuito.

Yahoo: groups.yahoo.com (tem de criar um Yahoo ID, gratuito). É gratuito.

Microsoft: Tem um serviço de grupos recente que ainda não testei. É gratuito.


Em alternativa podemos, também, criar Grupos (ou listas de distribuição) a partir do domínio escolar:
    • Microsoft em AEBenfica.pt: Dentro do interface web do email escolar (utilize o mesmo login escolar nome.apelido@aebenfica.pt)

Vamos ver o procedimento para criar um Grupo no Google Groups (Google):